Uno degli adempimenti formali più delicati nell’ambito della regolare tenuta della contabilità fiscalmente rilevante, attiene alla procedura di conservazione dei registri. Gli obblighi contabili “minimi” sono dettagliatamente stabiliti agli artt. 14 e ss,D.P.R. 600/1973 e 39, D.P.R. 633/1972, disciplina che gradua l’onere documentale in relazione alla complessità settoriale ed alla dimensione dell’operatore.
In materia di conservazione dei libri contabili obbligatori, nel tempo si è assistito ad un processo di semplificazione legislativa che, da un lato ha snellito il processo di istituzione e tenuta (si pensi ad esempio all’eliminazione dell’obbligo di vidimazione e, per alcuni registri, anche di bollatura), dall’altro ha individuato nuove modalità di conservazione riconosciute in caso di accesso o verifiche da parte degli uffici preposti agli accertamenti.
Il punto di partenza normativo per la tenuta dei documenti in formato analogico è costituito dall’articolo 7, comma 4-ter, D.L. 357/1994. Tale norma è particolarmente importante in quanto individua il termine entro il quale occorre trascrivere sul supporto cartaceo la contabilità tenuta con sistemi meccanografici (si noti che il disposto è al passo coi tempi dato che la contabilità gestita con annotazioni manuali su supporto cartaceo è oramai un’ipotesi anacronistica).
Suddetto termine di stampa viene identificato nell’ultimo giorno relativo al terzo mese successivo alla scadenza di legge prevista per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno cui si riferiscono i registri. Dunque, volendo prendere a riferimento la contabilità di un soggetto con esercizio “solare” 2023, il termine verrebbe a coincidere con il 31 gennaio 2025 (ultimo giorno del terzo mese successivo alla scadenza del modello redditi, fissata al 31 ottobre 2024).
E’ altresì possibile conservare registri fiscalmente rilevanti in modalità informatica, ricorrendo alla conservazione sostitutiva digitale. A tal proposito, il Codice dell’Amministrazione Digitale (articolo 2, comma 2, D.M. 17/6/2014) disciplina formato e caratteristiche del documento digitale assicurando i capisaldi dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità. Stante le peculiarità dei registri contabili fiscalmente obbligatori, occorre inoltre rifarsi all’articolo 2215-bis, Codice Civile, ai sensi del quale è stabilito che “gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”. Secondo la disposizione, dunque, la conservazione sostitutiva digitale a norma per i registri contabili fiscali, si perfeziona ricorrendo alla marcatura temporale ed alla firma digitale del titolare/rappresentante legale o altro delegato dell’impresa.
L’articolo 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994, recentemente rivisitato dal D.L. 73/2022, nell’ottica di alleggerire ulteriormente l’onere formale, accorda una deroga rispetto al rigoroso assetto di regole, operante sia in caso di conservazione cartacea che in quella informatica. Viene infatti stabilito che i registri sono considerati regolari, anche in assenza di trascrizione o archiviazione digitale sostitutiva nei termini di legge, se risultano aggiornati sul supporto magnetico e stampati contestualmente alla richiesta degli organi di controllo e in loro presenza. Dunque, perfino in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva digitale entro i tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi, i registri sono considerati regolari, sempreché in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultano aggiornati su supporti virtuali (es. su un file pdf) e siano riprodotti su supporto cartaceo a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti.
Un altro aspetto problematico, spesso fonte di dibattiti, è quello legato al pagamento del bollo sui registri soggetti all’applicazione. Secondo le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate nella Risposta all’interpello n. 346/2021:
- In caso di trascrizione cartacea dei libri il pagamento avviene, alternativamente, mediante applicazione del contrassegno, oppure con F23 – codice tributo 458T, prima che il registro sia messo in uso, in misura pari ad € 16 ogni 100 pagine o frazione di esse;
- Nel caso di conservazione sostitutiva con modalità informatiche, oppure di cd. “stampa virtuale” su file in deroga, è possibile assolvere all’imposta mediante utilizzo del modello F24, indicando il codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, in misura pari a € 16, ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
